SharePoint

Anno 1999 lernte ich den das Knowledge Management System "Tahoe-Server" kennen. Seither können wir nicht voneinander lassen.
Bis heute hat sich SharePoint zu der zukunftsträchtigen Collaborations-Application Plattform entwickelt, die den IT-Raum wieder ein Stück erweitert hat.
In diesen über 16 Jahren konnte ich sehr viele Erfahrungen sammeln, SharePoint Rätselhaftigkeiten auf den Grund gehen und durchaus praktikable und attraktive Lösungen kreieren.
Oft steckt viel Arbeit und Herzblut in der Arbeit, aber wenn beim Kunden dann die Augen zu leuchten beginnen, hat sich der Aufand gelohnt.
Auch meine Aufgaben beinhalten Glücksmomente.


Customizing

SharePoint bietet eine Unmenge von Designoptionen und Möglichkeiten Lösungen anzulegen.
Niemand bleibt beim Standard-Design, Jeder hat eigene Strukturen, Abeitsabläufe und Funktionen.
Das funktionale Customizing stellt die Funtionalitäten so zur Verfügung, wie sie gebraucht werden.
Dabei werden vorzugsweise alle Anforderungen mit schon im System vorhandenen Fähigkeiten ggf. mit Worflows dargestellt, dann Fähigleiten, die mit einfachen Anpassungen erreicht werden können. Erst dann, wenn das Ziel sicher nicht "out of the box" erreicht werden kann, kommen Programmierung oder ein Fremdprodukt in Frage.
Das formale Customizing kümmert sich um das Aussehen, die optische Struktur und Ergonomie der Benutzeroberfläche. Ansprechende Bedienelemente, Webseiten und Formulare müssen sich nach Kundenwünschen und, so vorhanden, nach einem DesignGuide richten.
Wenn dann alle Dinge, die nicht gesehen oder verwendet werden sollen, ausgeblendet sind, steht einer wunderbaren Lösung nichts im Weg.


Anforderungsmanagement
Anforderungsmanagement
Kunden, oft ´Fachabteilungen wollen ihre Probleme gelöst und ihre Aufgaben erledigt bekommen.
Steht nach der
Machberkeitsanalyse fest, dass SharePoint die richtige Realisierungsbasis ist, wird die angestrebte Lösung exakt nach Funktionalitäten, Ergonomie, Datenstrukturen etc. beschrieben. Daraus resultieren z.B. Definitionen von Schnittstellen zu unter- neben- und/oder übergeordneten Systemen. Diese Beschreibung wird sehr oft als Pflichtenheft ("Was wird gemacht") bezeichnet.
Nach dem nächsten Schritt, der sog. Leistungsbescheibung ("wie wird es gemacht") kann die Realisierung geplant und durchgeführt werden.
Auch Änderungen an einem existierenden System werden als "Change Request" sehr ähnlich behandelt, zusätzlich muss die Änderung natürlich gründlich auf mögliche Seiteneffekte untersucht werden.


Machbarkeitsanalysen
Eine Machbarkeitsanalyse untersucht zunächst, ob technische Faktoren eine Realisierung unmöglich machen.
Die Zweite Ebene untersucht, wiederum auf technischer Basis durch Abwägen der Vor- und Nachteile die Sinnhaftigkeit einer Realisierung. Dabei können ggf. alternative Lösungswege aufgezeigt und bewertet werden.
Die dritte Ebene analysiert die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit.
Die Gesamtbetrachtung aller Ebenen ergibt eine verlässliche Entscheidungsliste:

- Das System wird realisiert
- Das System wird mit Alternativen realisiert
- Das System wird mit Abstrichen realisiert
- Das System wird nicht realisiert


Lösungen

Ein Problem besteht. Dafür wird eine Lösung gesucht. Das ist normal.
Wer jetzt über einen großen Fundus an Lösungsbausteinen verfügt, wer möglichst viele vorhandene Bausteine genau kennt und auch mit deren Verknüpfung neue, komplexe Funktionen schaffen kann ist jetzt deutlich im Vorteil.
Wenn dann auch der Kunde überzeugt werden kann, statt eines grau-drün orange geringelten Designs eine komplexe, mehrstufige Lookup Funktion zu verwenden, dann wird mit Kreativität und Phantasie eine Lösung geschaffen, die sich nicht nur rechnet, sondern Freude bereitet.


Restrukturierungen

Ein hochdynamisaches System wie SharePoint, kommt zwangsläufig irgendwann an einen Punkt, wo eine neue Struktur der Daten, der Ordnungskriterien und/oder der Zugriffskonzepte angesagt ist.
Oft wurde auch ein bestehendes Fileshare-Konstrukt einfach in ein Fileshare-Konstrukt mit Web-Oberfläche eingetauscht uhne die eigentlichen Stärken von SharePoint zu aktivieren. Die armen User erleben nur, dass die Bedienung "umständlicher" ist als bisher. Hier ist zur Restrukturierung ein Schulungs / Informationskonzept lebensnotwendig.


Einführungsmanagement

SharePoint ist zu komplex, als es - wie früher oft geschehen - zu installieren und dann einfach wachsen zu lassen.
Über die wichtigen Fragen muss man sich vorher Klarheit verschaffen.
- Welche Daten sollen überhaupt geführt werden?
- Welche Funktionen sollen verwendet werden (DMS, Portalmanagement, CMS, Archiv etc.)?
- Grobstruktur der Datenhaltung (Projekte, Teams, Unternehmensstruktur)?
- Metadaten und Informationstypen?
- u.v.a.
In allen Phasen der Einführung ist es für die spätere Akzeptanz im Feld vital wichtig, dass die User so intensiv wie irgend möglich eingebunden, mindestens aber informiert sind.
Auch regelmäßige "Rückkopplungs" Phasen kosten zwar u.U. Zeit, verhindern aber frühzeitig Fehlentwicklungen.


Power-User Schulung und Coaching

Für den sinnvollen Betrieb ist es unabdingbar notwendig, dass in den Fachabteilungen User vorhanden sind, die dynamisch ihren Web-Auftritt anlegen, gestalten und verändern können, ohne immer die IT-Abteilung bemühen zu müssen.
Dazu werden sie geschult, welche Element ihnen wie zur Verfügung stehen. Sie müssen die verwendeten Grundsätze der Zugriffsverwaltung kennen. Kurz: sie müssen wissen was sie warum tung. Für allgemeines Sharepoint-KnowHow kännen sie dann auch als Multiplikatoren fungieren, ggf. auch als vorgeschaltete Anlaufstelle die Hotline entlasten.